Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System verändern sich im Laufe der Zeit und müssen auch den Kundenanforderungen Rechnung tragen. Als langfristiger Partner begleiten wir diesen Wandel und zeigen Ihnen in einer kleinen Blogserie ein reales anonymisiertes Beispiel, wie dies konkret aussehen kann. Im ersten Teil geht es hier um die Modernisierung vom OpenText WebTop auf D2.
Die Blogposts der Serie im Überblick
- Modernisierung: Vom OpenText WebTops zu D2
- Entwicklung eines eigenen Administrationsclients
- Ausphasung des OpenText WebTops
- Schittstelle zu anderen Systemen
- Change Management / Kommunikation
Hintergrundfakten
- Mehr als 100.000 Anwender
- Mehr als 70 Millionen Dokumente
- Einsatz in zahlreichen Ländern und Gesellschaften
Teil 1: Die Modernisierung – Vom OpenText Webtop auf D2
Bei dem OpenText Webtop handelt es sich um eine schon seit einigen Jahren veraltete Technologie. Sowohl die Benutzeroberfläche als auch die Funktionalitäten wurden nicht mehr vom Hersteller weiterentwickelt, so dass die Anwender sich an die starre Webapplikation anpassen müssen. Gleichzeitig stößt die Anwendung an ihre Grenzen und kann mit großen Datenmengen nicht mehr umgehen. Die Folge: Unzufriedenheit, Frustration und Akzeptanzprobleme bei den Anwendern. Das Ziel seitens unseres Kunden war deshalb klar: Die Anwenderakzeptanz muss wieder erhöht und gleichzeitig Zukunftssicherheit gewährleistet werden.
Was nicht passt, wird passend gemacht – die Entwicklung
Vorhandene Technologie beim Kunden:
- OpenText D2 21.4
- OpenText Content Server 21.4
- Oracle 19c
- Red Hat Linux 7.9
- Apache TomCat 5.5.
Mit OpenText D2 stand eine Standard-Anwendung zur Verfügung, die auch auf moderne Technologie wie neueste Browser eingestellt ist. An sich schon gut, aber der Standard berücksichtigte natürlich nicht alle Kundenbedürfnisse. Also haben wir gemeinsam mit dem Kunden entwickelt und customisiert, haben Power-User in einem frühzeitigen Piloten bereits ins Boot geholt, und den Pilotuserkreis dann sukzessive erweitert.
Das Resultat:
Das Resultat:
- Eine moderne und schicke Oberfläche – bestehend aus unterschiedlichsten Widgets
- Alle nötigen Funktionen für Normal- und Power-User stehen zur Verfügung
- Schnelle Dokumentanzeige zahlreicher Formate
- Individualisierbare Oberfläche
- Anwender kann zwischen verschiedenen Oberflächen (Arbeitsbereichen) wechseln, je nach Arbeitsweise- und Schwerpunkt
- Anwender kann einzelne Oberfläche nach seinen Wünschen und Bedürfnissen durch Auswahl relevanter Widgets anpassen
Weitere Informationen finden Sie hier: OpenText Documentum D2
Von der Entwicklung zur Akzeptanz beim Anwender – mit Change-Management
Die funktionierende Technik ist die Grundlage, wesentlich ist es aber, die Anwender bei der Veränderung mitzunehmen. Auch wenn das neue System offensichtlich viele Vorteile bringt – die meisten Menschen stellen sich nicht gerne um. Aus diesem Grund haben wir den gesamten Rollout per Change-Management unterstützt, um die neuen Möglichkeiten ansprechend zu erklären und den Übergang zu erleichtern. Dazu gehörten u.a. ein eigenes Design, Informationsveranstaltungen, Hilfe-Dokumente und Kurz-Videos.
Einen ausführlicheren Einblick in unser Change-Management Vorgehen geben wir im letzten Teil unserer Blogserie. Darüber hinaus finden Sie allgemeine Informationen bereits hier: Digital Change
Zum Schluss aber die wichtigste Frage: Waren wir erfolgreich und haben das Ziel erreicht?
Wir erinnern uns – das Ziel war es, die Zukunftssicherheit des Dokumenten-Management-Systems zu gewährleisten und die Anwenderakzeptanz zu verbessern. Vor diesem Hintergrund: Ja, das Ziel wurde definitiv erreicht. Das System ist für die Zukunft sicher aufgestellt: neue Technik, kompatibel mit aktuellen Browsern und alle relevanten Funktionen stehen zur Verfügung. Und auch die Anwenderakzeptanz ist wieder deutlich gestiegen. Die neuen, individualisierbaren Möglichkeiten werden rege genutzt.Dem aufmerksamen Leser ist vielleicht aufgefallen, dass wir bisher nur von den Anwendern gesprochen haben. Was wäre jedoch ein Dokumentenmanagement-System ohne umfassende Möglichkeiten zur Administration? Da OpenText D2 hier im Standard keine Möglichkeit bot, Kundenanforderungen umzusetzen, entwickelten wir einen maßgeschneiderten Administrationsclient, über den die Berechtigungsvergabe, Vorbelegungen, regelmäßige Berechtigungsbestätigungen und viele weitere Administratorentätigkeiten erfolgen. Aber dazu im nächsten Teil unserer Blogserie mehr…
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