Die Sommerferien liegen hinter uns, die Herbstferien stehen vor der Tür. Reisen bietet zu jeder Jahreszeit seinen ganz eigenen Reiz. Dabei unterscheiden wir uns als Reisetypen – Individualreisende, Pauschalreisende etc. – genauso wie beim Planungsgrad im Vorfeld und während der Reise. Während die einen jede Minute der Reise durchgeplant wissen wollen, lassen sich die anderen einfach treiben und schauen was auf sie zukommt – je nach den eigenen Bedürfnissen. Doch egal welcher Typ man ist – ein Minimalmaß an Planung, z.B. zum Reisezeitraum, Budget, dem groben Reiseziel, ist immer notwendig.

Genauso wie sich der Planungsaufwand vor und während einer Reise je nach individuellen Bedürfnissen unterscheidet, so kann dieser auch in einem Unternehmen, bei der Einführung von neuen Prozessen oder einer neuen Softwarelösung sehr variieren.

Schon bevor unsere fme-interne Reise in die Microsoft 365 Welt begann, haben wir deshalb im Rahmen einer Vorstudie unsere Ziele, Vision und Anforderungen analysiert. Ob wir hier alle in der Theorie zu Grunde gelegten Fragestellungen im Detail betrachtet haben, verraten wir später.

Eine Vorstudie als Planungsgrundlage

Ziel der Vorstudie ist es, eine Entscheidungsgrundlage für die spätere Umsetzung des Projektes zu bieten und die wirtschaftlichen Eckpfeiler zu definieren. Um einen möglichst umfassenden Einblick zu bekommen, sollten mindestens die vier Themenfelder aus der folgenden Grafik im Vorfeld jedes Projektes einmal intensiver vom Projektteam in Augenschein genommen werden.

microsoft 365 Vorstudie

Welche Fragestellungen in den einzelnen Themenblöcken der Vorstudie beantwortet werden sollten, haben wir für Sie in unserer Checkliste “Vorstudie als Planungsgrundlage für Software-Einführungsprojekte” zum Download einmal zusammengestellt. Hoffentlich ein nützlicher Startpunkt für Ihr Projekt!

Die zur Verfügung stehenden Methoden zur Beantwortung der Fragen sind dabei nahezu unerschöpflich. Neben Interviews, Fragebogen, Fokusgruppen, und vielem mehr bieten sich oft auch Workshops an, um fokussiert, zielorientiert und mit allen am Prozess beteiligten Personen die notwendigen Ergebnisse zu erarbeiten. Wichtig ist in jedem Fall den richtigen Personenkreis für die Beantwortung der Fragen auszuwählen, also alle wichtigen Stakeholder einzubeziehen, um so einen möglichst umfassenden Kenntnisstand zusammenzutragen.

Und wie sind wir innerhalb der fme die Planung für die große Microsoft 365 Reise angegangen?

Zusammengefasst sind wir bei der fme im Fall der Microsoft 365 Einführung wohl eher der Reisetyp „Grobplaner“ – Ziele und grobe Marschroute festlegen und los geht’s. So haben wir uns in einem dedizierten Workshop den verschiedenen Fragestellungen genähert, um das Ziel unserer Reise festzulegen: eine moderne Lösung für Kommunikation, Kollaboration und Dokumentenmanagement.

Für diese drei Bereiche gab es zwar bereits vorhandene Lösungen im Unternehmen, diese – so haben die Analysen im Workshop ergeben - haben aber im Laufe der vergangenen Jahre die folgenden Herausforderungen mit sich gebracht:

  • Keine Integration der Tools untereinander
  • Hohe Lizenz-, Betriebs- und Supportkosten
  • In Hinblick auf Usability keine State-of-the-Art-Lösung

Die Beseitigung dieser Herausforderungen bildete gleichzeitig die Basis für die Anforderungen an die neue Lösung. Zugegeben, damit haben wir es uns gerade im Themenbereich „Anforderungen an das neue System“ relativ einfach gemacht. Hintergrund dessen war aber auch die Erkenntnis im Workshop, dass wir offen und bereit dazu waren, unsere bestehenden Prozesse, die mit der neuen Softwarelösung abgedeckt werden sollten, zu hinterfragen und ggf. an die neue Lösung anzupassen. Auch bei der Frage nach dem Vorgehens- und Einführungsmodell herrschte aufgrund der Größe und Komplexität Konsens und die iterative Strategie stand schnell fest.

Fazit

Die umfassenden Analysen im Vorfeld eines Projektes machen – genauso wie bei der Vorbereitung einer Reise - auf jeden Fall Sinn. Gerade bei großen Projekten ist eine gute Vorabplanung wichtig und essenziell. Dennoch sollte alles mit einem gewissen Augenmaß passieren und etwas Pragmatismus darf auf keinen Fall fehlen - wie viel, das hängt dabei vom individuellen Anwendungsfall und der individuellen Vorerfahrung ab.

Wie der Systemauswahlprozess auf Basis dieser Erkenntnisse von statten ging und warum wir uns für (Achtung: Spoiler!) Microsoft 365 entschieden haben, erfahren Sie im nächsten Blogbeitrag dieser Serie.
 
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Tags: Digitale Transformation, Enterprise Content Management, Business Consulting