Erinnern Sie sich noch an die letzten Blogs unserer Serie entlang der Reise zur Einführung von Microsoft 365? Dank Marktanalyse und reiflicher Überlegung wissen wir ja nun wo die Reise hingeht und welches Tool eingeführt wurde. Aber was kommt dann? 

Es ist wie beim Reisen: Endlich ist man an seinem Reiseziel angekommen. Eventuell war die Anreise beschwerlich, vielleicht gab es die eine oder andere Erkenntnis auf dem Weg doch nun sind wir da. Alle Strapazen sind vergessen und wir können endlich… ja was denn eigentlich? Entspannen, Sightseeing machen, shoppen, Wassersport betreiben? Was wollen wir? Und vor allem, was sagt der Geldbeutel?

Genau wie nach der Ankunft am Zielort einer Reise gilt es auch bei der Einführung eines Produktes wie Microsoft 365: Mit einer guten Planung holen Sie das Beste für sich heraus! Eine Roadmap hilft dabei, alles im Blick zu behalten: Es gilt das Produkt zu beschreiben, um Wachstum zu definieren, Stakeholder zu identifizieren und ein Budget für die Entwicklung zu akquirieren. Die Produkt-Roadmap zeigt letztendlich, in welchen größeren Schritten das Produkt weiterentwickelt werden soll.

Schritt für Schritt zur Roadmap

microsoft365-roadmap

Bei der Erstellung einer solchen Roadmap ist es wichtig, zielgerichtet vorzugehen. Überlegen Sie sich zunächst die Use Cases die mit dem Produkt künftig umgesetzt werden sollen. Diese wiederum lassen sich in Funktionsgruppen (FG) einteilen. Innerhalb dieser Gruppen sollten die Use Cases dann noch einmal priorisiert werden. Hier für bieten sich verschiedene Methoden an, zum Beispiel „MoSCoW “ - MUST / SHOULD / COULD / WON’T – was wird wirklich benötigt und was ist nur „nice to have“? Anschließend muss noch einmal ernsthaft hinterfragt werden, ob die Priorisierung wirklich korrekt ist, dabei bedeutet ein MUST, dass das Projekt scheitert, wenn es nicht umgesetzt wird. Aber das WON‘T heißt nicht, dass es niemals umgesetzt wird, sondern ggf. zu einem späteren Zeitpunkt. Daraus ergeben sich die Ausbaustufen der einzelnen Funktionsgruppen und aus diesen wiederum setzt sich dann die Roadmap zusammen:

  • FG A – Prio „MUST“ = Erstes Ziel der Roadmap
  • FG B – Prio „MUST“ = Zweites Ziel der Roadmap
  • FG A – Prio „SHOULD“ = Drittes Ziel der Roadmap
  • FG C – Prio „MUST“ = Viertes Ziel
  • usw.

Einfluss darauf, ob man erst eine neue Funktionsgruppe einführt oder für eine bereits eingeführte neue Funktionen bereitstellt, nimmt auch die Fragestellung, wie groß “der Schmerz” an dieser Stelle bei den Anwendern im Unternehmen ist - also wie hoch die Priorisierung bestimmter Funktionen ist. Wenn eine „brauchbare“ Bestandslösung für eine Funktionsgruppe bereits vorhanden ist, kann diese zugunsten niedriger priorisierter Bereiche anderer FG zurückgestellt werden.

Eine weitere Option ist es, „Quick Wins“ zu identifizieren, also Teilprojekte, die schnell oder mit wenig Aufwand einen Mehrwert für die Nutzer und/oder das Unternehmen bieten.

Der Prozess lässt sich auch iterativ angehen, d.h. es muss nicht direkt zu Beginn die komplette Roadmap final festgelegt werden. Aber zumindest die Funktionsgruppen sollten vorab schon einmal komplett definiert werden, um einen sinnvollen Startpunkt zu finden. Die weitere Planung kann dann auch parallel zur Umsetzung der ersten Phasen erfolgen.

Das Vorgehen bei fme

Wir haben uns für letzteres entschieden: Den iterativen Ansatz. Der Gesamtscope für Microsoft 365 bei uns beinhaltete ganz grob die Bereiche:

  • Kommunikationslösung (Chat, (Video-)Telefonie, Video-Conferencing, Festnetztelefonie)
  • Projektzusammenarbeit
  • DMS
  • Ergänzende Systeme (für Kollaboration und/oder Dokumentenfokus)

FG 1 - Kommunikationslösung
Der erste Bereich war unser größter "Schmerzpunkt”. Wir hatten im Unternehmen zwar bereits eine Lösung dafür, aber diese bestand aus mehreren Produkten, die nicht miteinander integriert waren, eher nur „gerade so“ ihren Zweck erfüllten und zudem auch nicht mehr so wirklich State-of-the-Art waren.
Dementsprechend wurde ab Ende 2019 zuerst in mehreren Stufen Microsoft Teams eingeführt. Zunächst nur für die interne Kommunikation, in den weiteren Ausbaustufen dann als zentrale Kommunikationslösung für alles und final wurde dann auch unsere Festnetztelefonie integriert. Wie sich dann im Nachhinein herausstellte, hätten wir keinen Tag später starten dürfen. Kurz nach der Einführung schlug die COVID-19 Pandemie voll zu Buche und Microsoft Teams hat uns den Wechsel ins Homeoffice hier deutlich erleichtert.

FG 2 - Projektzusammenarbeit
Der zweite Block war die Projektzusammenarbeit. Auch hierfür existierten zwar bereits Tools im Unternehmen, jedoch mit Hinblick auf die Projektablage nutzten wir unterschiedliche Plattformen und zusätzlich lief ein großer Teil der Kommunikation per E-Mail. Allerdings mit Blick auf unser Ziel „Microsoft 365 für alles“, war dies ein guter nächster Schritt. Hier konnten wir unseren ersten Quick Win umsetzen und mit wenig Aufwand starten. Lediglich ein paar kleine Integrationen in andere Systeme waren notwendig, aber dazu mehr in unserem nächsten Blogbeitrag. Hier wurden alle „Nicht-MUST“ Anforderungen erstmal verschoben, da die Lösung gut funktioniert und angenommen wird.

FG 3 – Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Der nächste unserer Schritte, an dem wir aktuell arbeiten: das DMS. Als ECM-Beratungshaus hatten wir natürlich schon immer eine professionelle und zentrale DMS-Lösung zur Verwaltung all unserer Dokumente. Dementsprechend arbeiten viele Fachbereiche mit unterschiedlichen Anwendungsfällen und Arbeitsweisen mit dem System. Und das bedeutet natürlich, dass sich auch viele Daten darin befinden. Bei einigen Dokumenten steht im Erstellungsdatum sogar noch eine „19“ am Anfang der Jahresangabe. Ziel im „Microsoft 365 Universum“ ist natürlich SharePoint Online.

Es soll aber nicht eine 1:1 Übernahme der Datenstrukturen erfolgen, sondern in dem Zuge direkt ein bisschen aufgeräumt, ja vielleicht auch mal etwas gelöscht werden. Die alten, über Jahre gewachsenen Strukturen wollen wir optimieren und letztlich natürlich auch jeder Abteilung den Mehrwert von Microsoft SharePoint gegenüber unserer alten DMS Lösung klarmachen.

Da dies eine komplexe Aufgabe ist, starten wir hier mit einer Konzeptionsphase, in der zumindest die grundlegenden Strukturen, Berechtigungen usw. für die unterschiedlichen Bereiche festgelegt sind, bevor wir in die Umsetzung gehen.

Eine große Herausforderung wird hier auch die Migration werden. Zwar nicht aus technischer Sicht – unser Produkt migration-center wurde ja gezielt für solche komplexen Szenarien geschaffen – sondern in Hinblick auf die Abbildung der alten auf die neuen Strukturen. In über 20 Jahren DMS-Geschichte hat sich selbst bei uns die eine oder andere Sonderlocke in das System eingeschlichen ;-)

Über unser genaues Vorgehen und unsere eigenen Erkenntnisse berichten wir dann in einem späteren Blogpost. Wenn auch Sie vor diesem Schritt stehen und Unterstützung benötigen schauen Sie doch gerne mal auf unserer Webseite vorbei.

Microsoft 365 Content Migration Assessment

Learnings auf der Reise zur Roadmap

Eine der größeren Herausforderungen war die Abschätzung des Umfangs für das DMS-Teilprojekt. Wie oben erklärt, wäre es eigentlich unser Ansatz, uns zunächst auf die wichtigsten Bereiche zu fokussieren, also diejenigen, die sowohl wir als auch unsere Kollegen für die tägliche Arbeit benötigen (also die wirklichen MUSTs). Dagegen standen aber die Vorstellungen und Interessen unserer IT und auch der Unternehmensführung, möglichst schnell die Bestandslösung „loswerden“ zu können – immerhin kostet diese bares Geld in Form von Lizenzen, Betrieb, Support, usw. Um dem zu begegnen haben wir unsere „MUST“-Liste nun entsprechend vergrößert, so dass sie viel größer ist, als es für den initialen Ansatz nötig gewesen wäre. Zum Glück ist sie dennoch überschaubar, so dass das Projekt handhabbar bleibt.

In unserem nächsten Blogbeitrag erwarten Sie dann weitere Details zu den unterschiedlichen Vorgehensweisen für Projektzusammenarbeit und DMS-Ablösung.

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Tags: Digitale Transformation, Enterprise Content Management, Business Consulting