Erfolgsfaktoren für effektive und effiziente Besprechungen

Jedes Jahr werden Milliarden Dollar für ineffiziente Besprechungen in der Wirtschaft verbrannt. Gerade jetzt, in der COVID-19 Krise, müssen wir alle auf effektive und effiziente Besprechungen achten. Es geht darum, in rasender Geschwindigkeit unser Umfeld zu analysieren, Kosten zu senken, Liquidität zu schonen, neue Absatzmärkte zu erschließen und die richtigen Förderprogramme zu identifizieren, um nur einige Herausforderungen zu nennen.

Ich verbringe über 25% meines „normalen“ Geschäftslebens in Besprechungen. Ich habe gute und schlechte Meetings geleitet und an guten und schlechten teilgenommen. In diesem Post stelle ich aus gegebenem Anlass kurz die wichtigsten Erfolgsfaktoren für effektive (das Richtige tun) und effiziente (etwas richtig tun) Besprechungen aus meiner Sicht zusammen.

Mit Effektivität meine ich in diesem Kontext „Die richtigen Dinge tun“: Die Klärung, ob eine Besprechung überhaupt notwendig ist, die passenden Teilnehmer einladen, die wesentlichen Themen behandeln und wenige, aber für das Unternehmen relevante Ergebnisse erzielen, die dann auch konsequent umgesetzt werden. Mit Effizienz meine ich in diesem Zusammenhang „Die Dinge richtig tun“: Agenda festlegen, Moderator festlegen, Informationen rechtzeitig versenden, Ergebnisse protokollieren, etc.

Hierbei ist es nicht wichtig, ob wir uns in einer Pandemie befinden oder in einem eher normalen Fahrwasser. Schlechte Meetings kosten Geld, bringen das Unternehmen nicht voran, demotivieren das Team und verbrennen wertvolle Arbeits- und Lebenszeit.

Brauche ich überhaupt eine Besprechung?
Die wichtigste Frage gleich zu Beginn: Brauche ich überhaupt eine Besprechung? Geradezu reflexartig werden Besprechungen einberufen, ohne im Vorfeld zu klären, ob das überhaupt das richtige Vehikel für die bestehende Herausforderung ist. Wenn Sie beispielsweise einfach nur Informationen teilen wollen, kann es ausreichen, diese mit den Betroffenen im „Social Intranet“ zu teilen und dort Fragen im Chat mit den Kollegen zu beantworten. Oder Sie teilen die Informationen im Vorfeld und konzentrieren sich in der dann viel kürzeren Besprechung nur auf die Fragen und Unklarheiten. Das Teilen von Informationen per Mail an einen großen Verteiler kann ich nicht empfehlen. In der Regel gibt es eine Flut von „Mails an alle“ mit Fragen und Klarstellungen. Es geht kaum ineffizienter. Ein „Social Intranet“ oder eine „Social Business Collaboration Platform“ ist hier die bessere Wahl. Wenn Sie eine solche Plattform nicht haben, dann schaffen Sie sich eine an! Die Effizienzgewinne sind enorm, die Preise überschaubar, der Nutzen ist extrem hoch. Eine Übersicht finden Sie u.a. hier: https://www.g2.com/categories/employee-intranet

Zurück zu den Besprechungen. Besprechungen sind grundsätzlich sinnvoll für

  • Entscheidungsfindungen
  • Diskussionen
  •  Die Verteilung von Informationen
  • Routinebesprechungen / Jour Fixe / Check-in

 

Die Besprechung richtig durchführen
Ganz egal welchen Zweck Ihre Besprechung erfüllt, es ist wichtig, einige grundsätzliche Themen zu beachten:

Das Ziel festlegen
Legen Sie für jede Besprechung fest, was Sie erreichen wollen. Entscheidungen treffen, neue Ideen generieren, einen gemeinsamen Informationsstand erreichen, offene Punkte abklären oder was auch immer. Wann ist die Besprechung Ihrer Meinung nach, ein Erfolg gewesen? Schreiben Sie das auf. Das ist Teil der Einladung zu einer Besprechung. Wie oft wird einfach mal zum Gedankenaustausch für ein Stündchen eingeladen ohne Ziel und Agenda – Sie wissen wovon ich rede…

 

Die Teilnehmer bestimmen

  • Besprechungen zum Treffen von Entscheidungen sollten in einem Rahmen von 6-8 Teilnehmern stattfinden. Mit allen Entscheidern! Weiterhin laden Sie bitte nur Teilnehmer ein, die auch etwas zur Entscheidung beizutragen haben.
  • Abhängig von der Art der Diskussionen (z.B. Fragestellungen beleuchten, Ideen generieren, gemeinsames Verständnis entwickeln) können hier bis zu 20 Menschen zusammenkommen. In Diskussionen ist die Heterogenität immer wichtig. Sie wollen Fragestellungen, Ideen aus möglichst vielen verschiedenen Perspektiven beleuchten. Dabei ist es hilfreich, Menschen z.B. aus verschiedenen Funktionsbereichen und Altersgruppen zusammenzubringen.
  • Dient die Besprechung zur Verteilung von Informationen können auch tausende Menschen teilnehmen. In diesen „Besprechungen“ werden Informationen von einigen wenigen Personen an viele Empfänger verteilt. Beispielsweise berichtet der Vorstand über den Status der COVID-19 Krise. Am Ende gibt es noch die Möglichkeit Fragen zu stellen und das war es dann auch. Es nimmt also grundsätzlich teil, wer Informationen empfangen soll. Bei Informationen zu wichtigen Veränderungen oder Entscheidungen ist es immer sinnvoll im ersten Schritt schriftlich zu informieren und dann mit ein wenig zeitlichem Versatz in einer „Besprechung“ die Informationen zu detaillieren. Die Teilnehmer können so, weil schon vorher Informationen verfügbar waren, wesentlich qualifizierter fragen. Das erhöht den Wert der Besprechung enorm.
  • Routinebesprechungen haben in der Regel einen kleinen Teilnehmerkreis von 2-6 Teilnehmern. Ziel ist die regelmäßige Abstimmung zu laufenden Themen oder auch Spezialthemen. Im Moment haben wir z.B. regelmäßige Statusbesprechungen zur Vertriebssituation, der Liquidität, der IT etc. in Zeiten von COVID-19. Hier sollte teilnehmen, wer qualifiziert zum Themenbereich informieren kann.

 

Die Agenda festlegen

  • Eine Agenda ist die Voraussetzung für eine effiziente Durchführung.
  • Was genau soll in der Besprechungszeit passieren? Welche Entscheidungen wollen Sie treffen, welche Diskussionen wollen Sie führen, welche Methode wollen Sie dafür nutzen (Brainstorm, Metaplan etc.), welche Informationen wollen Sie teilen oder welche Routineagenda wollen sie „abarbeiten“.
  • Legen Sie fest, wie lange die einzelnen Punkte im Meeting dauern sollen und wer gegebenenfalls moderiert und welche Methoden genutzt werden sollen (Brainstorm, Metaplan, Fishbowl etc.) – das ist bei kreativen Besprechungen wichtig.
  • Fangen Sie bei Routinemeetings immer mit den Entscheidungen an: „Was wollen wir heute entscheiden?“ Entscheidungen sollten in Besprechungen immer Priorität haben.
  • Sortieren Sie die Agenda immer nach Priorität. Wenn die Besprechungszeit abgelaufen ist und nicht alle Punkte behandelt werden konnten – dass passiert, egal wie genau Sie planen – haben Sie immer die wichtigsten Punkte behandelt.
  • Eine Besprechung wird nicht besser je länger sie dauert. Es gilt: so kurz wie möglich, so lang wie nötig. Die Konzentrationsfähigkeit lässt schnell nach. Bei längeren Besprechungen („Workshops“) auf ausreichend Pausen achten.
  • Reservieren Sie am Ende einer Besprechung 10 – 15 Minuten für die Zusammenfassung der Ergebnisse, die Definition der nächsten Schritte und eine kurze Rückmeldung zur Besprechung (was können wir besser machen?). Nichts ist schlimmer als aus einer Besprechung ohne gemeinsames Verständnis der Ergebnisse und klare Aufgaben für die Beteiligten zu gehen. Solche Besprechungen heben vielleicht die Stimmung kurzfristig, bringen aber am Ende gar nichts. Was nicht als Aufgabe definiert, aufgeschrieben und nachgehalten wird geschieht nur ganz selten – zumindest in meiner Welt…

 

Verantwortlichkeiten festlegen: MOJO!

  • Der „Meeting Owner“(MO) ist für eine (effektive und effiziente) Besprechung verantwortlich. Er lädt ein oder lässt einladen. Er sorgt für die Agenda, den Moderator, falls notwendig, die Aufgaben zur Vorbereitung – eben für alles was eine effektive und effiziente Besprechung benötigt.
  • Der „Joyful Observer“ (JO) achtet auf die Zeit gemäß Agenda und die Redeanteile der Teilnehmer. Besprechungen sollen keine Monologe sein, sondern ein Austausch. Das klappt am besten, wenn viele Kollegen zu Wort kommen. Ausnahmen sind reine Informationsveranstaltungen. Hier sind die Redeanteile per Definition sehr ungleich verteilt. Am Ende soll der JO noch abfragen, wie die Teilnehmer die Besprechung beurteilen und was in Zukunft besser gemacht werden kann. Das sorgt für kontinuierliche Verbesserung. Der JO ist also vor allem für die Effizienz von Besprechungen wichtig.

 

Die Besprechung vorbereiten

  • Legen Sie fest, welche Unterlagen den Teilnehmern für die Vorbereitung zur Verfügung gestellt werden sollen. Weisen Sie darauf hin, dass die Unterlagen auch vorab zu lesen sind. Das schließt natürlich aus, dass Sie die Teilnehmer mit großen Mengen durchschnittlich bedeutsamen Materials bombardieren. Auch die Unterlagen für eine Besprechung sollen sich auf das Wesentliche konzentrieren.
  • Der Vorteil einer vernünftigen Vorbereitung liegt auf der Hand. Es findet kein „betreutes Vorlesen“ von PowerPoint Folien statt, sondern alle Teilnehmer können sich, nach Klärung von Fragen, dem Kern der Besprechung widmen. Lesen kann jeder für sich allein!
  • Achten Sie darauf, dass, abhängig vom Umfang der Unterlagen, die Materialien rechtzeitig zur Verfügung stehen. Lesen und reflektieren kostet Zeit.
  • Für Diskussionen macht es häufig Sinn, die Teilnehmer konkrete Punkte vorbereiten zu lassen. So kann beispielsweise jeder Teilnehmer einer Besprechung zur Risikoanalyse vorab die 5 Top Risiken aus der eigenen Perspektive aufschreiben. Das verkürzt die Besprechung und lässt mehr Raum für die wichtige Diskussion unterschiedlicher Ansichten.

 

Die Ergebnisse protokollieren

  •  Fassen Sie die Ergebnisse der Besprechung kurz und knapp zusammen. Dokumentieren Sie welche Aufgaben von wem bis wann erledigt werden sollen. Legen Sie immer genau einen Verantwortlichen fest, es sei denn Sie wollen, dass eine Aufgabe nicht erledigt wird, dann weisen Sie der Aufgabe so viele Verantwortliche wie möglich zu ;)
    Ohne eine Dokumentation von Ergebnissen sind die meisten Besprechungen völlig wertlos. Die Aufgaben aus der Besprechung werden dann in der Regel nicht erledigt.
  • Nutzen Sie ein Task-Tool zur Dokumentation und dem Nachhalten der Aufgaben. Wir haben sehr gute Erfahrungen mit solchen Tools gemacht. Die Transparenz und Geschwindigkeit bei der Umsetzung steigen deutlich! Eine Liste von Task-Tools finden sie u.a. hier: https://www.softwaretestinghelp.com/best-task-management-software-systems/
  • Dokumentieren Sie idealerweise direkt im Meeting live, also für alle Teilnehmer ersichtlich, die Ergebnisse. Auf diese Weise entstehen keine Missverständnisse und ein aufwendiger Abstimmungsprozess zum Protokoll entfällt. Das spart viel Zeit und schont die Nerven.
  • Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aufgaben und priorisieren Sie diese am Ende der Besprechung. Weniger ist meiner Erfahrung nach hier mehr. Besser die drei wichtigsten Aufgaben definieren, die Zuständigkeit festlegen und die Umsetzung nachhalten, als eine Vielzahl von Aufgaben später aus den Augen zu verlieren. In längeren Besprechungen oder Workshops begrenzen wir die Zahl der Aufgaben stark, um den Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu lenken und deren Umsetzung sicherzustellen. Damit haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht.
  • Wenn Sie Folgetermine vereinbaren wollen, machen Sie das direkt in der Besprechung mit den Teilnehmern. Mit Smartphone und Co. gibt es keinen Grund die Terminvereinbarung an Assistenzfunktionen auszulagern. Das kostet unnötig viel Zeit und Geld.

 

Pünktlich anfangen und aufhören

  • Starten Sie die Besprechung pünktlich. Wir beginnen nach einer Minute Karenzzeit. Wer nicht da ist hat Pech. Nach ein paar Besprechung kommen die Teilnehmer dann in der Regel pünktlich. Wie bei allen Themen rund um die Effektivität und Effizienz von Besprechungen muss das Thema von den Chefs vorgelebt werden, sonst funktioniert es nicht!
  • Uhren mit exakter Zeit im Besprechungsraum helfen. Bei Online-Besprechungen hat jeder die exakte Zeit auf dem Computer vor Augen.
  • Mit einer guten Moderation enden Besprechungen auch pünktlich. Wenn Sie weiterhin die wichtigen Themen am Anfang besprechen, haben Sie immer das Wichtigste erledigt, auch wenn die Zeit nicht ausreicht.
  • Wenn Ihre Besprechungen regelmäßig aus dem Ruder laufen ein kleiner Tipp für den MO: Stellen Sie am Anfang der Besprechung einen Timer und informieren alle Teilnehmer, dass Sie die Besprechung beendet ist und Sie den Raum verlassen, wenn der Timer klingelt. Ziehen Sie das dann konsequent durch. Nach ein paar Besprechungen wird sich das Zeitmanagement stark verbessern. Auch hier ist es hilfreich, wenn die Geschäftsleitung dieses Verhalten vorlebt!
  • Denken Sie daran, 10-15 Minuten für die Zusammenfassung der Ergebnisse, die Festlegung der nächsten Schritte und ein kurzes Feedback zur Besprechung zu reservieren.

 

Besonderheiten von Online-Besprechungen

  • Online-Besprechungen sind grundsätzlich ganz normale Besprechungen mit ein paar Besonderheiten.
  • Als MO bitte mindestens 5 Minuten vor der Besprechung starten. So können Sie nochmal die Technik testen.
  • Alle Teilnehmer werden pünktlich zum Termin in der Online-Besprechung erwartet. Hier ist es auch sinnvoll einige Minuten vorher die Einwahl zu starten.
  • In meinen Besprechungen gibt es grundsätzlich Kamerapflicht. Das steigert nach meiner Erfahrung die Aufmerksamkeit in der Besprechung und bremst die Versuchung, nebenbei irgendetwas anderes zu machen. Wenn eine Besprechung für die Teilnehmer sterbenslangweilig ist, dann ermutigen sie alle Teilnehmer immer wieder dies zur Sprache zu bringen und passen sie die Besprechung entsprechend an – oder streichen sie ganz!
  • Wenn Sie eine Software für Online-Besprechungen das erste Mal nutzen, nehmen Sie sich 15 Minuten Zeit, um Mikrofon, Kamera und weitere Einstellungen zu prüfen. Sie verlieren sonst in der Besprechung wertvolle Zeit.

 

Stellen Sie jede Routinebesprechung mindestens alle 12 Monate in Frage

  • Jedes Unternehmen hat zahlreiche Routinebesprechungen oder Jour Fixes etabliert. Stellen Sie die Existenz dieser Besprechungen regelmäßig in Frage: „Ist das Kunst, oder kann das weg?“ Fragen Sie dazu explizit bei den Teilnehmern nach. Wir haben uns schon oft dabei ertappt, dass wir Routinebesprechungen einfach nur machen, weil wir sie immer gemacht haben. Sie kennen vielleicht Antworten wie „Ich dachte die Besprechung war für Dich wichtig, ich brauche die gar nicht…“
  • Ermutigen Sie also Ihre Teilnehmer, Routinebesprechungen in Frage zu stellen. Was können wir besser machen, ändern, damit sich der Wert für das Unternehmen erhöht? Das schließt die komplette Streichung der Besprechung mit ein!

 

Wie kann ich als Führungskraft den Prozess unterstützen?

  • Leben Sie effektive und effiziente Besprechungen vor. Wenn es mal nicht klappt, gehen Sie damit offen um und kritisieren sich auch selbst. Ich habe vor einigen Jahren in einer Online-Besprechung – mein Bildschirm wurde noch geteilt! – mich ganz offensichtlich mit Dingen beschäftigt, die nichts mit der Besprechung zu tun hatten – sehr peinlich! Ich habe mich per Mail bei allen Teilnehmern dafür entschuldigt und Besserung gelobt.
  • Ermutigen Sie alle Mitarbeiter, die Teilnahme an Besprechungen abzulehnen, die kein benanntes Ziel und keine Agenda haben. Bitten Sie die Mitarbeiter auch in Zukunft fluchtartig den Raum zu verlassen, wenn die Besprechungszeit abgelaufen ist – nur so werden Besprechungen effizienter.
  • Seien Sie selbst pünktlich zu Beginn der Besprechung anwesend und verlassen Sie Besprechungen auch pünktlich – auch wenn sie noch nicht beendet ist („Timer“). Das übt ungemein. Zukünftig werden die wichtigen Themen zu Beginn und wesentlich zügiger besprochen.

 

Ich hoffe, diese kleine Zusammenstellung rund um das Thema Besprechungen hilft Ihnen, auch Ihr Unternehmen ein klein wenig effizienter und effektiver zu machen. Haben Sie Anregungen und Ideen? Dann kommentieren Sie bitte diesen Beitrag oder schreiben mir unter d.bode@fme.de . Ich freue mich auf Ihre Anmerkungen. Wir setzten bei fme bereits einen Großteil der genannten Punkte um, aber haben auch noch Luft nach oben.
Bleiben Sie gesund!

Tags: Digitale Transformation, Inside fme, Arbeiten in Krisenzeiten