Als Senior Consultant arbeite ich derzeit bei einem großen Versicherungskonzern im Bereich des Inputmanagements und betreue dort seit mehreren Jahren Prozesse, die unter anderem den Schwerpunkt Mail- und Faxverarbeitung haben. In diesem Blogeintrag berichte ich über die alltäglichen Probleme, die dabei auftreten. Vielleicht finden Sie sich als Leser auf der Suche nach einer praktischen Lösung dort auch wieder?

In unserem Zeitalter der Digitalisierung ist es Gang und gäbe, dass wir Dokumente via E-Mail und teilweise auch noch Faxe versenden. Das können z.B. Kreditanträge, Formulare für Versicherungen oder Rechnungen sein.

Immer mehr größere Firmen und Konzerne stehen allerdings vor der Herausforderung, diese Anliegen schnell, effizient und vor allem korrekt zu verarbeiten. Gerade wenn der digitale Posteingang mit E-Mails und vielen Anhängen überflutet wird, ist eine strukturierte Vorgehensweise erforderlich.

Captiva als Werkzeug für Inputmanagement

Bereits in einem vorherigen Blogeintrag “Captiva – Mehr als nur Scannen” habe ich über Captiva als „Werkzeug“ berichtet. Mit Hilfe dieser Software bilden wir nicht nur „Scan-Prozesse“ ab, sondern unterstützen unsere Kunden im ganzen Bereich des Inputmanagements und damit auch bei der E-Mail und Faxverarbeitung.

Wie sieht so ein Prozess im Kundenprojekt aus? Sobald die wichtigen Parameter wie Mailserver und Benutzername hinterlegt wurden, geht es um die individuelle Lösung des Kunden. Im Rahmen erster Meetings wird geklärt, welche Inhalte (vor allem Anhänge) vom System akzeptiert und wie diese verarbeitet werden sollen.

Mögliche Fragestellungen und Probleme in Stichpunkten:

• Welche Art von Dokumenten (Rechnungen, Formulare, Kundenanfragen etc.) kommen in das Postfach?
• Welche Anhänge können generell hereinkommen (Dateiformate)? Was muss passieren, wenn eine Zip-Datei als Anhang kommt?
• Stehen in der E-Mail selbst, in den Anhängen oder im Betreff schon Versicherungs- bzw. Rechnungsnummern?
• Wie gehe ich mit bestimmten Größen um – sind Bilder zu klein oder zu groß?
• Wie verarbeite ich Dateien, die keine Dokumente sind?
• Was ist zu tun, wenn Dokumente falsch herumgedreht und deshalb nicht lesbar sind?
• An welchen Schnittstellen sollen die E-Mails und Anhänge exportiert werden?

Unsere Erfahrung zeigt, dass das Spektrum an Anforderungen sehr unterschiedlich sein kann. Meistens jedoch geht es um die klassischen Herausforderungen, die gelöst werden müssen:

• Dokumente, die im Format einer „Wandtapete“ versendet wurden
• Inhalte wie Atteste, die nicht verarbeitet werden konnten, da der gelbe Hintergrund des Dokuments das Bild unleserlich gemacht hat
• Viele Menschen scannen Dokumente und Formulare nicht mehr, sondern fotografieren sie mit dem Smartphone ab und schicken sie dann zu den Firmen bzw. Konzernen. Sobald diese aufgrund der Größe oder Qualität nicht mehr leserlich sind, schafft dies einen zusätzlichen Aufwand für den Sachbearbeiter.

Im Alltag ist die Arbeit mit E-Mails und Faxen auch oft mühevoll. Wenn Sie beispielsweise im Rechnungswesen tätig sind und Rechnungsnummer, Betrag und Vieles mehr erst einmal händisch aus den Anhängen raussuchen müssen. Oder Sie arbeiten für eine Bank und Ihre Aufgabe ist es, die wichtigsten Parameter des Kreditvertrages in Ihr System einzupflegen. Diese Liste ist beliebig erweiterbar, denn es gibt genügend Beispiele, die sehr viel manuellen Aufwand erfordern. Besonders in Unternehmen bei denen pro Tag mehrere hundert oder tausend E-Mails eingehen.

Genau diese Fragen und Probleme machen für mich als Berater bzw. Entwickler das Aufgabengebiet so spannend. Mit Hilfe von Captiva von OpenText konnte ich zu all diesen Problemstellungen schon Lösungen finden und diverse Kunden unterstützen.