Die Wichtigkeit eines angemessenen Onboarding-Programms für neue Mitarbeiter ist unbestritten. Unternehmen, die ein effektives Onboarding-Programm anbieten, haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass ihre neuen Mitarbeiter produktiver sind und länger im Unternehmen bleiben. Studien von Glassdoor¹ oder von HCI² belegen dies. Doch was ist, wenn das Onboarding-Programm schlecht ist? Ist es dann besser, darauf zu verzichten? Ein schlechtes Onboarding-Programm könnte den neuen Mitarbeiter verwirren und demotivieren und dadurch seinen Einstieg in das Unternehmen erschweren. Schadet es dann mehr als es nützt?

Eine Studie von BambooHR³ ergab, dass neue Mitarbeiter eine deutlich stärkere Bindung zu ihrem Arbeitgeber entwickeln, wenn sie ihr Onboarding als effektiv empfunden haben. Im Umkehrschluss zeigt dies, dass ein schlechtes Onboarding-Programm tatsächlich negative Auswirkungen auf die Leistung und Zufriedenheit der Mitarbeiter haben kann.

Doch bedeutet dies, dass es besser sein kann, auf Onboarding-Training ganz zu verzichten? Auch wenn ein schlechtes Onboarding-Programm negative Auswirkungen haben kann, ist es immer noch besser als gar kein Onboarding-Programm. Ein schlechtes Programm kann immer noch einige wichtige Informationen vermitteln, wie z.B. die Unternehmenskultur, die wichtigsten Geschäftsprozesse und die Erwartungen an den neuen Mitarbeiter. Aber Unternehmen sollten bestrebt sein, ein effektives Onboarding-Programm anzubieten, um den Erfolg neuer Mitarbeiter zu fördern und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

Must-Haves der Onboarding-Maßnahmen

Das Mitarbeiter-Onboarding kann auf verschiedene Weise verbessert werden. Nicht alle Maßnahmen sind dabei in der Umsetzung aufwändig:

• Willkommensgeschenke oder personalisierte Willkommensnachrichten:

  Eine kleine Geste, wie zum Beispiel ein Willkommensgeschenk oder eine personalisierte Nachricht, kann neuen Mitarbeitern das Gefühl geben, willkommen zu sein und ihre Vorfreude auf den Arbeitsbeginn steigern.

• Frühe Kommunikation mit neuen Mitarbeitern:

  Schon vor dem ersten Arbeitstag kann das Unternehmen die neuen Mitarbeiter über organisatorische und administrative Dinge informieren, um ihnen ein Gefühl der Sicherheit und Orientierung zu geben.

• Einführung in die Unternehmenskultur:

  Ein effektives Onboarding-Programm sollte die Unternehmenskultur vermitteln und die neuen Mitarbeiter in die Werte und Vision des Unternehmens einführen. Dies kann durch eine Präsentation, eine Broschüre oder ein Video geschehen.

Ein größerer Invest bringt natürlich entsprechend mehr:

• Strukturiertes Onboarding-Programm:

  Ein strukturiertes Onboarding-Programm kann den Einstieg eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen erleichtern und ihm helfen, sich schnell zu integrieren. Das Programm sollte einen Überblick über die Unternehmensstruktur und -prozesse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie Schulungen und Fortbildungen bieten.

• Mentoring-Programme:

  Ein Mentor kann dem neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung helfen, Fragen beantworten sowie eine Vertrauensperson im Unternehmen sein. Mentoring-Programme tragen auch zur Förderung der Mitarbeiterbindung bei und sorgen dafür, dass sich der Mitarbeiter langfristig im Unternehmen wohl fühlt.

• Kennenlernen der Business Partner:

  Insbesondere für neue Führungskräfte sollte ein persönlicher Kennenlern-Termin mit den zuständigen Kollegen z.B. aus HR, Marketing oder IT organisiert werden, um dem neuen Mitarbeiter den Aufbau eines internen Netzwerks zu erleichtern.

• Feedback und Evaluierung:

  Das Unternehmen sollte Feedback und Evaluierungen vom neuen Mitarbeiter einholen, um das Onboarding-Programm zu verbessern und auf die Bedürfnisse und Wünsche des Mitarbeiters einzugehen. Dies wird dazu beitragen, dass der Mitarbeiter sich im Unternehmen geschätzt und gehört fühlt.

• Digitalisierung des Onboarding-Prozesses:

  Die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses kann die Effektivität und Effizienz des Programms steigern und dem Mitarbeiter ein positives Nutzererlebnis bieten. Eine Onboarding-Plattform, Online-Trainings oder eine App sind gute Angebote.

5 typische Fehler im Onboarding-Prozess

Es gibt aber auch Maßnahmen, die vielversprechend erscheinen, die jedoch keine oder sogar eine gegenteilige Auswirkung haben können. Hier sind einige Beispiele:

• Fehler 1: Over-Onboarding:

  Ein zu ausführliches Onboarding-Programm kann den neuen Mitarbeiter überfordern und ihm das Gefühl geben, dass das Unternehmen Zeit und Ressourcen verschwendet. In einigen Fällen kann dies dazu führen, dass der Mitarbeiter das Unternehmen schneller verlässt als erwartet.

• Fehler 2: Keine klare Struktur:

  Ein unstrukturiertes Onboarding-Programm verwirrt neue Mitarbeiter oft und gibt ihnen das Gefühl, dass das Unternehmen nicht gut organisiert ist. Folglich könnten die Mitarbeiter schneller das Interesse verlieren und weniger produktiv sein.

• Fehler 3: Mangel an Unterstützung:

  Wenn das Unternehmen nicht genügend Unterstützung und Ressourcen für das Onboarding bereitstellt, kann der neue Mitarbeiter das Gefühl entwickeln, dass ihm keine Wertschätzung entgegengebracht wird. Dies hat zur Folge, dass er sich nicht richtig integriert und das Unternehmen schneller verlässt.

• Fehler 4: Keine Evaluierung:

  Wenn das Unternehmen das Onboarding-Programm nicht evaluiert, ist es schwer zu wissen, ob es effektiv ist und wie es sich verbessern ließe. Eine mangelnde Evaluierung kann auch dazu führen, dass das Unternehmen wertvolles Feedback von neuen Mitarbeitern verpasst.

• Fehler 5: Mangelnde Anpassungsfähigkeit:

  Wenn das Unternehmen das Onboarding-Programm nicht an die individuellen Bedürfnisse und Wünsche des neuen Mitarbeiters anpasst, wird es schwieriger sein, ihn zu integrieren und ihm ein Gefühl von Zugehörigkeit zu vermitteln.

Bringen Sie Struktur in Ihr Vorgehen!

Wichtig ist, das Onboarding-Programm kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen, um Effizienz und Relevanz sicherzustellen. Unternehmen sollten auch darauf achten, dass ihr Onboarding-Programm angemessen strukturiert und unterstützt wird und dass es an die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der neuen Mitarbeiter angepasst wird.

Doch wo fängt man an?

• Analyse der aktuellen Situation: Führen Sie eine Bestandsaufnahme der aktuellen Onboarding-Praktiken durch. Nutzen Sie dazu Mitarbeiterbefragungen, Interviews mit Führungskräften und Feedback von neuen Mitarbeitern, um zu ermitteln, welche Bereiche des Onboarding-Programms gut funktionieren und welche Bereiche verbessert werden müssen.

• Festlegung von Zielen: Legen Sie klare Ziele und Erwartungen für das Onboarding-Programm auf Basis der vorangegangenen Analyse fest. Berücksichtigen Sie hierzu sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter.

• Entwicklung eines maßgeschneiderten Onboarding-Programms: Schneiden Sie Ihr Onboarding-Programm auf die spezifischen Bedürfnisse und Wünsche der neuen Mitarbeiter zu. Berücksichtigen Sie hierbei auch die aktuellen Trends und Best Practices im Bereich Onboarding.

• Einbindung der Führungskräfte: Beziehen Sie die Führungskräfte in das Onboarding-Programm ein, um sicherzustellen, dass sie die Bedeutung des Programms verstehen und aktiv dazu beitragen. Sie sollten auch als Ansprechpartner für die neuen Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

• Implementierung und Evaluierung des Onboarding-Programms: Stellen Sie auch nach der Implementierung kontinuierlich sicher, dass Ihr Programm  effektiv ist und den Zielen entspricht. Holen Sie hierzu auch Feedback von neuen Mitarbeitern ein und berücksichtigen Sie Änderungen im Unternehmen.

• Kontinuierliche Verbesserung: Passen Sie Ihr Onboarding-Programm kontinuierlich an die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens und der neuen Mitarbeiter an. Auch hier müssen wieder die aktuellen Trends und Best Practices im Bereich Onboarding berücksichtigt werden.

Ein Onboarding-Programm ist ein kontinuierlicher Prozess

Wie bereits erwähnt, ist eine Digitalisierung des Onboarding-Prozesses in der aktuellen Zeit und im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung in vielen Bereichen des Arbeitslebens von großem Vorteil. Ein digitalisierter Onboarding-Prozess bietet z.B. eine schnellere und effizientere Durchführung, eine höhere Flexibilität und die Möglichkeit, den Prozess auch remote durchzuführen.

Zurück zur initialen These  »Kein Onboarding, anstatt einem schlechten Onboarding?« – Ein »unperfektes« Onboarding-Programm ist bei weitem besser, als neuen Mitarbeitern gar kein Onboarding zu bieten. Unternehmen sollten allerdings darauf achten, dass ihr Onboarding-Programm kontinuierlich verbessert und an die Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter angepasst wird, um eine erfolgreiche Integration zu gewährleisten.

 

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