Was wäre eine Reise ohne einen zuverlässigen Reisebegleiter, der zu uns und unseren Reisebedürfnissen passt? – richtig, nur halb so schön. Passt unser Reisebegleiter nicht zu uns oder wir nicht zu ihm, könnte es mitunter zu Reibereien und Stress kommen. Bezogen auf den Unternehmenskontext ist dies bei der Einführung einer neuen Software sehr ähnlich. Auch hier brauchen wir einen verlässlichen Partner auf unserer Reise mit einem Produkt, dass zu uns und unseren Anforderungen passt.

Um diesen idealen Reisebegleiter zu finden, ist es wichtig, sich im Vorfeld u.a. ein paar Gedanken in Bezug auf das Ziel und die Anforderungen an die technische Lösung zu machen. Welche Fragestellungen hier genauer betrachtet werden sollten, haben wir für Sie im vorangegangenen Blogbeitrag „Eine Reise – auch in die Microsoft 365 Welt – sollte gut geplant sein“ genauer analysiert. Fokus dieses Blogbeitrags soll es nun sein, einmal zu schauen, wie der ideale Softwareauswahlprozess aussieht und anschließend zu reflektieren, wie wir als fme zur Auswahl von Microsoft 365 als optimale Lösung gekommen sind.

Wie finde ich den richtigen Reisebegleiter?

Ziel des Softwareauswahlprozesses ist es, die richtige, auf die Ziele, Rahmenbedingungen und individuellen Bedürfnisse passende technische Lösung zu finden. Damit dieser Auswahlprozess von Erfolg gekrönt ist, sollten idealerweise die folgenden Schritte durchlaufen werden:

Softwareauswahlprozess im Überblick

1. Marktanalyse
2. Erstellen einer Longlist mit potenziellen Anbietern
3. Erstellung einer Shortlist mit einer engeren Auswahl der Anbieter
4. Request for Information
5. Präsentationen der Anbieter auf der Shortlist
6. Proof of Concept und Auswahlentscheidung

Entscheidungsprozess für Microsoft 365 innerhalb der fme

Wie schon in der Vorstudie sind wir innerhalb der fme auch bei der Softwareauswahl nicht komplett den eben vorgestellten „Idealprozess“ entlang gegangen, sondern haben uns relativ schnell für „unseren“ Reisebegleiter Microsoft entschieden.

Um unser Ziel zu erreichen, eine moderne Plattform für Kommunikation, Kollaboration und Dokumentenmanagement zu etablieren, wurde eine grobe Marktanalyse der für diese Zwecke verfügbaren technischen Lösungen gemacht und anschließend 2-3 Anbieter näher betrachtet.

Die Produkte von Microsoft haben sich bei der genaueren Analyse schnell als Favorit etabliert. Dadurch, dass Microsoft schon mit einzelnen Produkten in der fme etabliert war, hatten es alternative Lösungen insbesondere im Bereich Lizenzkosten schwer, hier mitzuhalten. Ein weiterer wichtiger Faktor war die positive Erfahrung vieler fme Mitarbeiter mit den unterschiedlichen Produkten von Microsoft 365 in diversen Kundenprojekten. Außerdem ließ die hohe Verbreitung von Microsoft 365 in Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen auf ein ausgereiftes Produkt schließen. Dies führte dann schließlich zu der, Microsoft als unseren idealen Reisebegleiter auf dem Weg zu einer modernen Plattform für Kommunikation, Kollaboration und Dokumentenmanagement auszuwählen.

Fazit

Natürlich ist es ziemlich riskant, sich von vornherein auf eine Lösung „einzuschießen“. In unserem Fall hat es gut geklappt, da es während des Auswahlprozesses bereits viele Indikatoren gab, die für Microsoft als optimalen Partner hingewiesen haben. In verschiedenen Kundenprojekten konnten wir die Konsequenzen eines nicht gut durchgeführten Auswahlprozesses, aus unterschiedlichsten Perspektiven, teilweise auch aus nächster Nähe beobachten. Neben Frust, Stress und Druck geht dies meistens mit hohen Kosten und zeitlichen Verzögerungen einher. Auch die Praxis, am Ende den günstigsten Anbieter zu wählen, ist nicht ideal.

Insgesamt sind wir mit unserer Auswahl von Microsoft als Reisebegleiter sehr zufrieden. Im nächsten Blogbeitrag möchten wir Ihnen dann näher vorstellen, wie wir unsere Reiseroute, die sogenannte Produkt-Roadmap, festgelegt haben.

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