Der durch Corona bedingte Trend zum Home-Office zieht nach sich, dass Termine plötzlich nur noch online statt in persönlicher Präsenz stattfinden. Um dieser Herausforderung entgegenzutreten, haben wir, eine Gruppe von fme Mitarbeitern aus dem Bereich »Business Consulting« zusammen mit den Studenten der Consult One Unternehmensberatung einen Online-Workshop durchgeführt. Unsere Ziele bei diesem Workshop waren:

  • Erfahrungsaustausch zu virtuellen Formaten
  • Sammlung von Vorteilen & Herausforderungen virtueller Formate
  • Kennenlernen von Online-Tools & Rules zur effizienten sowie unterhaltsamen Gestaltung von Online-Formaten

Mit Consult One führen wir seit Jahren eine Partnerschaft und machen deswegen regelmäßig gemeinsame Workshops zu neuen Methoden oder Trends.

Blog: Tools & Rules - Grundlagen für erfolgreiche Online-Meetings_Ansicht allerTeilnehmer

 

Ich in drei Hashtags

Zum gegenseitigen Kennenlernen haben wir damit begonnen, dass sich jeder in drei Hashtags vorstellt. Vor allem bei Online-Workshops helfen sie, die Teilnehmerrunde am Anfang etwas aufzulockern, damit die Hemmschwelle sich anderen mitzuteilen geringer wird. Als nächstes haben wir mit dem Tool Mentimeter ein Quiz moderiert, welches sich thematisch am Home-Office orientierte. Durch Fragen wie »Welche App wurde seit dem Lockdown 15-mal mehr heruntergeladen?« ­(Spoiler: es ist nicht TikTok sondern Zoom Meetings!) haben wir das nützliche Umfrage-Tool mit einem unterhaltsamen Einstieg vorgeführt.

 

Kollaborative Arbeit dank digitalem Whiteboard

Für den weiteren Verlauf des Workshops haben wir das Tool Mural verwendet. Hierbei handelt es sich um ein digitales Whiteboard, bei dem jeder Workshop-Teilnehmer über einen Link beitreten und an den im Workshop gestellten Aufgaben gemeinsam in Echtzeit arbeiten kann. Dafür haben wir im Vorfeld eine Workshopstruktur im Board vorbereitet, anhand dessen wir moderiert und die Ergebnisse gesammelt haben.

 

Blog_Tools & Rules - Grundlagen für erfolgreiche Online-Meetings_Begrüßung und Einleitung_Wilkommensgruß mit Zielen und Hinweisen

 

Warum Online Termine im Berufsalltag hilfreich sind

Wir haben uns zunächst mit den Vorteilen und Herausforderungen von Online-Terminen im Vergleich zu Präsenz beschäftigt. Da wir 11 Teilnehmer waren und der Ideenaustausch in so einer Gruppe in Anbetracht der Zeit schwierig ist, haben wir die Gruppe in Microsoft Teams in virtuelle Räume aufgeteilt und Ideen gesammelt. Dadurch konnte jeder etwas beitragen und diskutieren. Als Ergebnis haben wir u. a. herausgearbeitet, dass Anfahrtszeiten und auch Kosten für Übernachtungen wegfallen. Außerdem erleichtert es die Nachbereitung des Termins, weil die Ergebnisse auf einem digitalen Whiteboard dokumentiert werden. Wir haben aber auch festgestellt, dass es online schwieriger ist die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Daher steht die Interaktionen aller Beteiligten nach Möglichkeit im Vordergrund, um für die Dauer des Termins mit der Konzentration bei dem Thema zu bleiben. Da es zudem sehr viele Tools gibt, kann es sein, dass ein Teilnehmer nicht mit dem Umgang vertraut ist. Wir empfehlen dann bei Bedarf eine Einführung zu geben.

 

Blog_Tools & Rules - Grundlagen für erfolgreiche Online-Meetings_Vorteile und Herausforderungen

 

Diese Formate und Tools sind besonders wichtig

Außerdem haben wir uns zu den verschiedenen Formaten bzw. Arten von Online-Terminen, die uns bisher begegnet sind, ausgetauscht. Dabei haben sich Workshops, der Austausch mit Kunden und Vorlesungen, bzw. Weiterbildungen, als die drei Hauptformate herausgestellt. Anschließend haben wir zu den Formaten passende Tools zusammengefasst. Hier haben wir sowohl übergeordnete Tools wie z. B. Microsoft Teams, Zoom und BigBlueButton, die als Kommunikationswerkzeuge die Basis für Online-Termine bilden, identifiziert, als auch Lösungen gefunden, die wir den verschiedenen Terminformaten zugeordnet haben. Beispielsweise bietet Mentimeter zahlreiche Funktionen, um in Echtzeit das aktuelle Stimmungsbild der Teilnehmer*innen darzustellen, wenn Umfragen in Workshops benötigt werden. Oft ist eine genaue Zuordnung von einer Softwarelösung zu einem bestimmen Format nicht möglich, aber es hilft als Orientierungsgrundlage, die richtigen Tools für einen Termin zu verwenden. Ein sehr praktisches Tool, welches viele Funktionen vereint, ist ein digitales Whiteboard. Damit kann in der Vorbereitung visuell die Struktur des Termins und die Beiträge der Teilnehmer übersichtlich dargestellt werden. Diese Art von Tool hat sich als sehr nützlich herausgestellt, wenn die Interaktion der Teilnehmer wichtig ist, z. B. beim Sammeln und Besprechen von Ideen.

 

Welche Tools passen zu den Formaten?

Blog_Tools & Rules - Grundlagen für erfolgreiche Online-Toolübersicht nach Meeting-Formaten

 

Wichtige Regeln für ein gutes Miteinander

Abschließend haben wir gemeinsam Regeln erarbeitet, die für einen Online-Termin besonders hilfreich sind. Dabei haben sich folgende drei als hervorzuhebende Regeln herausgestellt:

  • Die Kamera sollte angeschaltet sein, um einander zu sehen und Reaktionen anhand der Körpersprache und Mimik zu erkennen.
  • Wenn jemand anderes redet, sollte man sich selbst stumm schalten und den anderen ausreden lassen. Andernfalls kommt es schnell zu Verwirrungen, wenn mehrere Leute durcheinanderreden und der Redefluss wird durch Unterbrechungen gehemmt.
  • Bei langen Terminen sollten feste Pausen eingeplant und zu Beginn des Workshops angekündigt werden. Spätestens nach 90 Minuten oder bei Vollendung eines großen Themenbereichs, sollte eine Pause erfolgen.

Neben den Regeln haben sich in der Praxis einige best practices herausgestellt. So ist es empfehlenswert nicht zu viele Tools in einem Termin zu verwenden. Andernfalls wird ständig zwischen Tools hin und hergewechselt. Bei der Planung ist zunächst zu überlegen, was die Inhalte des Termins sind, um dann erst Methoden und Tools festzulegen. Für Workshops hilft es einen Co-Moderator zu ernennen der u. a. auf die Zeit oder den Chat achtet. Die Rollen und Aufgaben sollten im Vorfeld klar verteilt sein. Für mehrstündige Termine hilft es, einen Probelauf im Vorfeld durchzuführen, um Inhalte, den Ablauf und die geplanten Zeiten zu prüfen und ggf. anzupassen.

 

Gute Tools & Rules fördern einen erfolgreichen Online-Termin

Gemeinsam mit Consult One können wir auf einen sehr erfolgreichen Workshop zurückblicken, da wir unsere Ziele eines intensiven Erfahrungsaustauschs und neue Impulse für weitere Tools zu erhalten, erreicht haben. Als Fazit nehmen wir mit, dass ein Wissen über Online Tools und grundlegende Regeln für diese Termine einen hohen Wert mit sich bringen, wenn es darum geht einen erfolgreichen, digital stattfindenden Workshop oder Kundentermin durchzuführen. Da Home-Office und Online-Termine uns noch lange erhalten bleiben, ist es wichtig, sich zeitnah damit zu beschäftigen und Regeln sowie Tools, die sich bewährt haben, in die eigene Planung für Online-Formate mit aufzunehmen, auszuprobieren und immer wieder an den Teilnehmerkreis oder den Anforderungen des Termins anzupassen.

 

Wir freuen uns über die Impulse für unsere tägliche Arbeit und auch für unsere Workshops, in denen wir unsere Kunden inspirieren, neue Perspektiven und Chancen zu nutzen, die die Digitalisierung Ihnen bietet.

 

Mehr zur Workshopkompetenz der fme AG

 

 

Tags: Digitale Transformation, Business Consulting