In vielen Fällen sind Dokumente die Grundlage von Unternehmens-Prozessen, und oft liegen diese Dokumente noch in Papierform vor. Genau das wird durch COVID-19 zum Problem, denn die Dokumente können dann nicht ohne zeitlichen und organisatorischen Aufwand aus dem Homeoffice bearbeitet werden. Hier hilft der Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen und (Enterprise) Content Services, z. B. zur einfachen Freigabe von Schriftstücken mittels digitaler Unterschrift.

Dokumente sind das Blut in den Adern von Unternehmen, und wenn sie nicht “fließen“, geraten auch die damit verbundenen Prozesse ins Stocken – mit möglicherweise schwerwiegenden Folgen für die Bearbeitung von Anfragen, der Erstellung von Angeboten und Aufträgen, der Erstellung und Freigabe von Rechnungen etc. Um diese Auswirkungen zu vermeiden, muss es unter allen Umständen möglich sein, Dokumente weiter zu bearbeiten.

Normalerweise ist alles eingespielt. Jeder weiß, was zu tun ist, wenn die Mappe mit den Rechnungen zur Freigabe auf dem Schreibtisch liegt. Aber was tun, wenn der Mitarbeiter aufgrund von Corona in Quarantäne ist oder nicht an den Arbeitsplatz kommen darf, weil die Hygiene-Vorschriften das nicht zulassen?

Die Lösung liegt in der Digitalisierung der Dokumente. Doch das alleine genügt nicht. In vielen Fällen liegen die Dokumente schon digital vor, die Rechnung vom Lieferanten kommt bereits als PDF ins Eingangspostfach. Doch wie oft wird sie dann doch nochmal ausgedruckt, um eigenhändig von mehreren Verantwortlichen unterschrieben zu werden, damit sie am Schluss wieder in einen Ordner geheftet wird. Die Dokumente müssen die Prozesse vollständig digital durchlaufen!

Ein DMS bringt Effizienz in der Zusammenarbeit und erhält Prozesse aufrecht

Dokumenten-Management hilft hierbei in allen Phasen: Es beginnt beim Input-Management, indem Papierdokumente digitalisiert werden, so dass sie genau wie die digitalen Dokumente für die weitere Verarbeitung bereitstehen. Dazu werden die Dokumente klassifiziert und die wichtigsten Metadaten extrahiert. Der Einsatz von Machine-Learning Services bringt dabei eine große Erleichterung.

Ist das Dokument im Dokumenten-Management-System (DMS) abgelegt, läuft es durch einen vorher festgelegten Workflow. Der Zugriff erfolgt digital und natürlich auch mobil oder aus dem Homeoffice! Die Funktionen dafür sind vielfältig, die digitale Unterschrift ist nur ein Beispiel dafür.

Mittels eines DMS laufen Ihre Unternehmensprozesse auch in Krisenzeiten reibungslos

Andere Dokumente werden im Unternehmen erstellt, von Mitarbeitern oder automatisiert. Funktionen zum Teilen und zur Zusammenarbeit ermöglichen das Erstellen von abgestimmten Ergebnissen – auch wenn die Mitarbeiter aufgrund von Corona nicht zusammen vor einem Bildschirm im Besprechungsraum sitzen. Jeder hat Zugriff auf die Dokumente und sieht, welches die aktuelle Version ist und welchen Status sie hat.

Das Output Management kümmert sich um den zentralen Druck und Versand von Dokumenten aus dem DMS, so dass die Mitarbeiter nicht im Homeoffice drucken und frankieren müssen. Und damit alles seine Richtigkeit hat, stellt das Dokumenten-Management auch die rechtskonforme Archivierung sicher.

Fazit

Gerade in Zeiten von Corona hilft ein Dokumenten-Management-System, die Prozesse im Unternehmen aufrecht zu erhalten. Aber auch unabhängig von der aktuellen Situation liefert die Digitalisierung von dokumentenbasierten Prozessen einen Mehrwert für das Unternehmen. Sie sparen Kosten durch die Beschleunigung von Abläufen, verbessern die Transparenz, halten gesetzliche Vorschriften ein und präsentieren sich Ihren Kunden und Mitarbeitern gegenüber als modernes Unternehmen. Auch wenn Sie schon ein DMS im Einsatz haben, lohnt es sich genau hinzusehen – Optimierungspotenzial gibt es oft.