Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen – das gilt auch für Termine und Workshops in Zeiten von COVID-19. Schlagartig waren zu Beginn der Pandemie keine Vor-Ort-Termine mehr möglich, Projekte und Vertriebsaktivitäten mussten aber in den meisten Fällen weitergehen. Glücklicherweise erfolgte bei der fme fast zeitgleich die Einführung von Microsoft 365, das unterstützte die plötzliche Umstellung enorm. Was sich bei uns geändert hat, welche neuen Konzepte sich bewährt haben und was nach wie vor nur in persönlichen Terminen so richtig gut klappt, darüber möchten wir Ihnen anhand verschiedener Beispiele in diesem Beitrag berichten.

Internes Brainstorming mit digitalem Whiteboard

Beginnen wir zunächst mit einem fme-internen Anwendungsfall. Es geht um die Ausarbeitung eines Lösungskonzeptes. Normalerweise trifft sich das Team für solch ein kreatives Brainstorming im Büro oder einem anderen inspirierenden Ort. Das wichtigste Arbeitsmittel ist dabei häufig das Whiteboard zum Skizzieren von Ideen. In Zeiten von Homeoffice und Kontaktsperre mussten dafür allerdings Alternativen gefunden werden. Und so haben wir kurzerhand das genommen, was da war: Microsoft PowerPoint in Verbindung mit OneDrive als digitales Whiteboard, welches über Microsoft Teams zusammen mit dem Videobild der Teilnehmer geteilt wurde. Vorteil dabei: alle Kollegen mit Zugriff auf das Dokument können gleichzeitig an der Präsentation arbeiten und Änderungen werden sofort gespeichert. Gegenüber der dedizierten Whiteboard-App von Microsoft stellte dies zu Beginn der Pandemie die stabilere Lösung dar. Und auch auf handschriftliche Zeichnungen mussten wir nicht verzichten: Mit einem einfachen Grafiktablett lässt sich mittels beiliegendem Stift wunderbar auf dem digitalen Whiteboard zeichnen, radieren und verschieben. Noch komfortabler ist es mit einem Grafiktablett mit Stift und integriertem Display, welches gleichzeitig als mobiler externer Bildschirm verwendet werden kann. Aber auch auf dem recht weit verbreiteten iPad Pro mit Stift lässt sich wunderbar in PowerPoint zeichnen. Und zur Not tut es auch die Maus.

Aus unserer Sicht auf jeden Fall ein brauchbarer Workaround. Es kann zwar das persönliche Zusammensitzen in solchen kreativen Meetings nicht vollständig ersetzen, aber man möchte ja schließlich das Beste daraus machen. Uns wird dieses Konzept auch unabhängig von der Corona-Situation zukünftig dabei helfen, effizienter und besser über verteilte Standorte hinweg kreativ zusammenzuarbeiten.

Online-Schulungen und Coachings

Häufig wird die Expertise der fme angefragt, um Mitarbeiter bei unseren Kunden in speziellen Themen gezielt zu coachen. Auch hier ist die persönliche Präsenz von Trainer und Teilnehmern im Rahmen vo Workshops in der Vergangenheit selbstverständlich gewesen. Nun musste aber auch hier auf Online-Termine ausgewichen werden. Nach unserer Erfahrung ist diese Art der Wissensvermittlung durchaus für beide Seiten “anstrengender”, wenn jeder vor seinem Bildschirm sitzt anstatt in einem gemeinsamen Besprechungsraum. Daher ist es aus unserer Sicht essentiell, die Schulungsblöcke deutlich kürzer zu halten (max. 1 – 1,5 Stunden am Stück) und zwischendurch ausreichend Pausen und aktive Arbeiten für die Teilnehmer einzuplanen, die dann gemeinsam ausgewertet werden. Neben einer reinen Übertragung von Folien lassen sich viele Inhalte auch am Live-Beispiel per Screensharing in Microsoft Teams vermitteln. Dabei ist es möglich dann auch die Steuerung (inkl. Maus- und Tastatureingaben) an einzelne Teilnehmer zu übergeben und somit eine Art Remote-Pair-Programming zu realisieren. Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor, ist es, die Webcams aller Teilnehmer zu übertragen, da dies nicht nur den persönlichen (wenn auch nur virtuellen) Kontakt herstellt, sondern auch den Fokus jedes Einzelnen auf den Termin verbessert.

Ein positiver Nebeneffekt von Online-Coachings gegenüber Vor-Ort-Trainings oder Workshops: Zeichnen Sie die Sitzungen doch mit Einverständnis aller Teilnehmer direkt in Teams auf und stellen Sie diese als eine Art Dokumentation im Anschluss zur Verfügung.

Angebotspräsentationen aus der Ferne

Früher undenkbar, heute gezwungenermaßen: auch Angebotspräsentationen beim Kunden müssen in der heutigen Zeit remote stattfinden. Ideal ist das natürlich nicht, aber auch hier helfen neue Ideen, sich vielleicht ein wenig von anderen Anbietern abzuheben oder zumindest durch eine besondere Art der Team- und Angebotsvorstellung im Gedächtnis zu bleiben. Um dem Kunden einen ersten Eindruck seines späteren fme-Projektteams zu vermitteln, arbeiten wir nun verstärkt mit kleinen Videobotschaften, die im Rahmen des Online-Meetings abgespielt werden. Auch die “Verfilmung” von innovativen Lösungsideen für Angebotspräsentationen kann in manchen Fällen sinnvoll sein.

Natürlich sind solche Konzepte mit zusätzlichem Aufwand verbunden, aber dafür spart man in diesem Fall auch die Zeit für die Anreise des Teams zum Vor-Ort-Termin.

Workshops inklusive Planning Poker

Im Rahmen agiler, verteilter Teams waren wir es schon vor Corona gewohnt, beispielsweise das Daily Standup online abzuhalten. Das Sprint Planning oder die Sprint Retrospektive sind hier schon eher etwas für ein persönliches Zusammentreffen der Teammitglieder, aber auch nicht immer möglich. Natürlich gibt es für nahezu alle agilen Projektmethoden mittlerweile Tools – sowohl vor Ort als auch online nutzbar.

Für eine spontane gemeinsame Aufwandsschätzung bietet es sich jedoch auch an, direkt im laufenden Microsoft Teams Meeting ein Planning Poker einzuschieben. Über die Chatfunktion trägt jeder seine Schätzung ein und nach einem kleinen Countdown schicken alle Teilnehmer ihre Zahl per Enter-Taste ins Rennen. Ob es hierbei um absolute Aufwände oder Story Points für definierte User Stories geht, ist natürlich situationsbedingt. Diese Möglichkeit ist auf jeden Fall einfach und dennoch zielführend – wenn jeder sich an die Regeln hält.

Alte Zöpfe abschneiden und Neues wagen

Neben all den Einschränkungen und negativen Auswirkungen hat die Corona-Krise uns bei einigen Themen auch dazu angestoßen, bisherige Konzepte in Frage zu stellen. Nur weil Workshops oder bestimmte Arten von Meeting immer gemeinsam vor Ort stattgefunden haben, muss das ja nicht zwingend der effizienteste Weg sein. Corona hat uns gezwungen, Neues auszuprobieren und uns somit in gewisser Weise auch geholfen, uns von alten Zöpfen zu trennen.

Alles lässt sich natürlich nicht durch einen Online-Termin ersetzen, es geht aber definitiv mehr, als wir uns bisher vorstellen konnten. Und wir haben gemerkt, dass wir in den letzten Monaten deutlich effizienter und disziplinierter in Online-Meetings zusammenarbeiten als bisher. Einige Konzepte werden wir daher auch in Zukunft beibehalten, und so durch reduzierte Reisetätigkeit vielleicht auch mehr zum Umweltschutz beitragen. Dennoch freuen wir uns alle schon wieder auf die Zeit, wenn persönliche Termine wieder möglich sind!