Immer mal wieder etwas Neues: Dokumentenmanagement-System im Wandel der Zeit

Nina Rose |

18. Juli 2023 |

Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System verändern sich im Laufe der Zeit und müssen auch den Kundenanforderungen Rechnung tragen. Als langfristiger Partner begleiten wir diesen Wandel und zeigen Ihnen in einer kleinen Blogserie ein reales anonymisiertes Beispiel, wie dies konkret aussehen kann.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde erstmals im Januar 2023 veröffentlicht und zuletzt im Juli 2023 aktualisiert und ergänzt.

Die Blogposts der Serie im Überblick

Modernisierung: Vom OpenText WebTop zu D2
Entwicklung eines eigenen Administrationsclients
Ausphasung des OpenText WebTops
Schnittstelle zu anderen Systemen (demnächst verfügbar)
Change Management / Kommunikation (demnächst verfügbar)

Hintergrundfakten

Mehr als 100.000 Anwender
Mehr als 70 Millionen Dokumente
Einsatz in zahlreichen Ländern und Gesellschaften

Teil 1: Die Modernisierung – Vom OpenText Webtop auf D2

Bei dem OpenText Webtop handelt es sich um eine schon seit einigen Jahren veraltete Technologie. Sowohl die Benutzeroberfläche als auch die Funktionalitäten wurden nicht mehr vom Hersteller weiterentwickelt, so dass die Anwender sich an die starre Webapplikation anpassen müssen. Gleichzeitig stößt die Anwendung an ihre Grenzen und kann mit großen Datenmengen nicht mehr umgehen. Die Folge: Unzufriedenheit, Frustration und Akzeptanzprobleme bei den Anwendern. Das Ziel seitens unseres Kunden war deshalb klar: Die Anwenderakzeptanz muss wieder erhöht und gleichzeitig Zukunftssicherheit gewährleistet werden.

Was nicht passt, wird passend gemacht – die Entwicklung

Vorhandene Technologie beim Kunden:

OpenText D2 21.4
OpenText Content Server 21.4
Oracle 19c
Red Hat Linux 7.9
Apache TomCat 5.5.

Mit OpenText D2 stand eine Standard-Anwendung zur Verfügung, die auch auf moderne Technologie wie neueste Browser eingestellt ist. An sich schon gut, aber der Standard berücksichtigte natürlich nicht alle Kundenbedürfnisse. Also haben wir gemeinsam mit dem Kunden entwickelt und customisiert, haben Power-User in einem frühzeitigen Piloten bereits ins Boot geholt, und den Pilotuserkreis dann sukzessive erweitert.

Das Resultat:

Eine moderne und schicke Oberfläche – bestehend aus unterschiedlichsten Widgets
Alle nötigen Funktionen für Normal- und Power-User stehen zur Verfügung
Schnelle Dokumentanzeige zahlreicher Formate
Individualisierbare Oberfläche
- Anwender kann zwischen verschiedenen Oberflächen (Arbeitsbereichen) wechseln, je nach Arbeitsweise- und Schwerpunkt
- Anwender kann einzelne Oberfläche nach seinen Wünschen und Bedürfnissen durch Auswahl relevanter Widgets anpassen

Weitere Informationen finden Sie hier: OpenText Documentum D2

Von der Entwicklung zur Akzeptanz beim Anwender – mit Change-Management

Die funktionierende Technik ist die Grundlage, wesentlich ist es aber, die Anwender bei der Veränderung mitzunehmen. Auch wenn das neue System offensichtlich viele Vorteile bringt – die meisten Menschen stellen sich nicht gerne um. Aus diesem Grund haben wir den gesamten Rollout per Change-Management unterstützt, um die neuen Möglichkeiten ansprechend zu erklären und den Übergang zu erleichtern. Dazu gehörten u.a. ein eigenes Design, Informationsveranstaltungen, Hilfe-Dokumente und Kurz-Videos.

Einen ausführlicheren Einblick in unser Change-Management Vorgehen geben wir im letzten Teil unserer Blogserie. Darüber hinaus finden Sie allgemeine Informationen bereits hier: Digital Change

Zum Schluss aber die wichtigste Frage: Waren wir erfolgreich und haben das Ziel erreicht?

Wir erinnern uns – das Ziel war es, die Zukunftssicherheit des Dokumenten-Management-Systems zu gewährleisten und die Anwenderakzeptanz zu verbessern. Vor diesem Hintergrund: Ja, das Ziel wurde definitiv erreicht. Das System ist für die Zukunft sicher aufgestellt: neue Technik, kompatibel mit aktuellen Browsern und alle relevanten Funktionen stehen zur Verfügung. Und auch die Anwenderakzeptanz ist wieder deutlich gestiegen. Die neuen, individualisierbaren Möglichkeiten werden rege genutzt.

Dem aufmerksamen Leser ist vielleicht aufgefallen, dass wir bisher nur von den Anwendern gesprochen haben. Was wäre jedoch ein Dokumentenmanagement-System ohne umfassende Möglichkeiten zur Administration? Da OpenText D2 hier im Standard keine Möglichkeit bot, Kundenanforderungen umzusetzen, entwickelten wir einen maßgeschneiderten Administrationsclient, über den die Berechtigungsvergabe, Vorbelegungen, regelmäßige Berechtigungsbestätigungen und viele weitere Administratorentätigkeiten erfolgen. Dazu mehr im nächsten Teil unserer Blogserie mehr!

Teil 2: Entwicklung eines eigenen Administrationsclients

Wieso ein eigener Client für die Administration?

Wesentliche Gründe waren die bereits erwähnte veraltete Technologie des OpenText Documentum Webtops sowie die fehlende Möglichkeit, die benötigten Funktionen mit der neuen Standardlösung abzubilden. Darüber hinaus waren beim Webtop sowohl die Anwender- als auch die Administratorenfunktionalitäten in einem Client abgebildet. Dies führte zu einer hohen Komplexität des Releasemanagements sowie zu Einbußen bei der Performance und der User Experience. Insbesondere für die administrativen Power User stellte dies ein enormes Problem dar und sorgte für Frustration. Daher meldeten sie den Bedarf an, ihre Use Cases von denen des „normalen“ Anwenders zu separieren, um zum einen die Performance wieder zu verbessern als auch schnellere Anpassungen zu ermöglichen. Auch konzernseitig gab es Spezialanforderungen, z.B. im Bereich Compliance, die nicht als Standard angeboten wurden.

Custom Software Solution – Berücksichtigung individueller Bedarfe und Entwicklung mit Spaß

Technologien
	Open Text Content Server Oracle	Java Angular

Aufgrund der speziellen Anforderungen war schnell klar, dass eine komplett eigene Entwicklung erforderlich war, um eine funktionale und anwenderfreundliche Ergänzung für den Anwenderclient umzusetzen.

Um möglichst effektiv voranzukommen und den agilen Spirit der direkten Zusammenarbeit zu nutzen, mietete sich ein Entwicklerteam eine Woche in einem Ferienhaus in Dänemark ein. Schon bald darauf konnte eine erste Version beim Kunden ausgerollt werden. Es folgte eine große Erweiterung, mit der schließlich alle relevanten Funktionen der alten Oberfläche abgedeckt wurden.

Kurz: Das Ergebnis war eine moderne und ansprechende Webapplikation basierend auf State-of-the-Art Frameworks.

Weitere Informationen finden Sie hier: Custom Software Entwicklung

Alles ist möglich

Durch Änderungen in den Vorgaben bzw. Erweiterungswünsche von Kunden- sowie Anwenderseite kommen regelmäßig neue Anforderungen auf den Administratorclient zu. Und genau hier liegt die Stärke von Custom Software Solutions: Die hohe Flexibilität ermöglicht eine schnelle und maßgeschneiderte Anpassung bei der Umsetzung der Anforderungen.  Zusätzlich sorgt die kontinuierliche Verbesserung der Anwendung durch funktionale Erweiterungen und Performanceoptimierungen dafür, dass die Arbeit der Power User und auch neuer Administratoren erleichtert wird.

Mit dem Go-Live des Administrationsclients und der Verfügbarkeit aller notwendigen Funktionen für die Administratoren, waren nun alle Voraussetzungen erfüllt, den alten Webtop auszuphasen. Was dabei beachtet werden musste? Hierauf wollen wir im nächsten Teil unserer Serie einen kurzen Blick werfen.

Teil 3: Alte Zöpfe abschneiden – Ausphasung des OpenText Webtop

Nachdem mit der D2-Oberfläche (für die Anwender) sowie dem individuell entwickelten Administrationsclient alle notwendigen Funktionen für die Nutzung und Administration bereitstanden, war es an der Zeit, die alte Webtop-Oberfläche vollständig abzulösen und letztendlich abzuschalten. Dabei gibt es neben der reinen Modernisierung noch weitere Vorteile, die nicht unerheblich sind und die besonders auf technischer Ebene relevant sind:

Kosteneinsparungen durch Reduzierung bzw. langfristig Wegfall von Wartungsaufwand
Einsparungen durch freiwerdende Ressourcen wie CPU, Hauptspeicher und Tomcats

Für den Anwender steht natürlich insbesondere das Handling im Vordergrund. Hierbei war es einerseits wichtig, die technische Umstellung ohne Instabilitäten und Performanceeinbußen auf Serverseite sicherzustellen, als auch den Übergang für die Anwender grundsätzlich so unkompliziert wie möglich zu gestalten, um gleich zu Beginn Akzeptanz für die neuen Oberflächen zu schaffen.

Welche Schritte aus unserer Sicht zu einem erfolgreichen Übergang (Ausphasen des Webtop) beigetragen haben, möchten wir im Folgenden übersichtsartig skizzieren.

Parallelität und stufenweises Vorgehen

Wichtig war es uns, eine stufenweise Ausphasung vorzunehmen. Dies bot die Möglichkeit, jederzeit zu reagieren und falls notwendig Korrekturen bei dem Vorgehen vorzunehmen.

Was haben wir nun aber konkret getan?

Die Anwendungen wurden parallel installiert. Die Anwender konnten sich so bereits langsam mit den neuen Oberflächen vertraut machen und diese nutzen.
Schulungsmöglichkeiten zur Unterstützung der Anwender wurden bereits zu diesem Zeitpunkt angeboten sowie diverse Hilfedokumente und Informationen im Wiki zur Verfügung gestellt.
Die Anzahl der Webtop-Anwender wurde kontinuierlich gesenkt, die der D2-Anwender kontinuierlich gesteigert. Dies erfolgte in einer festen Anzahl von Schritten, bei denen ganze Abteilungen zusammen vom Webtop ausgeschlossen und den D2-Anwendern hinzugefügt wurden. Um Anwender vom Webtop auszuschließen, wurden sie aus einer Gruppe entfernt. Nur Mitglieder dieser Gruppe durften den Webtop benutzen. Sofern es Mitarbeiter gab, die noch länger Zugriff auf den Webtop benötigten, blieben diese so lange wie notwendig in der Gruppe.
Transparenter Ausphasungsplan im Wiki, so dass sich die Anwender bereits frühzeitig darauf einstellen konnten, ab wann sie nicht mehr mit dem Webtop arbeiten können. Zusätzlich wurden die Anwender vorab per E-Mail informiert.
Bei jedem Schritt wurde die Auslastung der Server geprüft. Auf Applikationsserver-Seite (Tomcat auf Linux) und auf Documentumserver-Seite (Linux).
Linkhandler-Entwicklung um alte Links, die auf den Webtop zeigten und in bestehenden Excel-Dateien etc. existierten, funktionsfähig zu halten (Umleitung der alten Links auf den D2-Client).
Am Ende des Prozesses waren alle Mitarbeiter aus der oben genannten Gruppe entfernt.

Das Ergebnis: Alle Anwender nutzen nun die D2-Oberfläche, alle Administratoren den Custom-Administrationsclient. Der Webtop wurde daraufhin abgeschaltet. Dessen Ressourcen (CPU, Hauptspeicher, Tomcat) wurden wieder freigesetzt.

Screenshots Oberfläche OpenText Documentum D2

Goodbye Webtop und Zukunftsmusik

Die Ausphasung des Webtop verlief ohne größere Herausforderungen – niemand wurde überrascht und alle Anwender konnten in einem gewissen Rahmen selbst die Geschwindigkeit des Umstiegs bestimmen. OpenText D2 und der Custom-Administrationsclient sind nun die alleinigen Frontends für die Documentum-Anwender – der Webtop ist Geschichte. Einige trauern ihm nach, der Großteil jedoch nicht. Und auch wenn nun eine zeitgemäße und vom Hersteller dauerhaft supportete Plattform zur Verfügung steht – die Zeit dreht sich bereits weiter und weitere Modernisierungsmaßnahmen werden unter die Lupe genommen. OpenText bietet D2 beispielsweise mittlerweile auch in einer neuen kachel-orientierten Version – dem D2-Smartview – an. Eine solche Oberfläche ist beispielsweise attraktiv für Anwender, die ein dieses Handling vom Tablet her kennen und sich dies auch in anderen Systemen wünschen. Was ist unser Fazit? Nach dem Wandel bleibt vor dem Wandel.
Weitere Informationen zu unserem OpenText Documentum Portfolio

Ausblick

Neben der regelmäßigen Aktualisierung der Frontend Technologie (Angular), die die Release- und Anpassungsfähigkeit fortwährend gewährleistet, werden in naher Zukunft insbesondere die Themen Continuous Integration und auch Continuous Delivery eine hervorgehobene Rolle spielen. Diese Themen werden zu einem späteren Zeitpunkt und in einem gesonderten Blogpost – außerhalb dieser Serie – näher vorstellen.